HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN DIGITAL APLICADAS A LA ADMINISTRACIÓN: FORMULAS DE EXCEL

Fórmulas de Excel

1. SUMAR.SI

Imaginemos que quieres determinar las ganancias que generó una lista de leads asociada a códigos de área diversos, o calcular la suma de los salarios de ciertos empleados, pero solo si superan un monto determinado. Hacer esto a mano podría llevarte muchísimo tiempo. Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser tan complicado. Puedes sumar celdas que cumplan un criterio específico, como en el ejemplo anterior de los salarios.

La fórmula es: SUMAR.SI (rango, criterio, [rango_suma])

Cómo usar la fórmula SUMAR.SI en Excel

En cambio, si tengo una lista de clientes y sus códigos de área, pero quiero sumar la inversión únicamente de los que pertenecen al área «1», la fórmula es: =SUMAR.SI(B2:B11,"1",C2:C11)

2. ESPACIOS

El correo electrónico y los archivos compartidos son herramientas maravillosas... o eso parece hasta que un colega te envía una hoja de cálculo con un espaciado un tanto creativo. Estos pícaros espacios pueden dificultar la tarea de buscar información, pero también pueden afectar los resultados cuando tratas de sumar columnas de números.

La fórmula es: =SUPRESP("Texto"). Algunas versiones de Excel requieren la fórmula =ESPACIOS("Texto") o =RECORTAR("Texto").

3. CONCATENAR

Si quieres enviar correos electrónicos a tus contactos, donde incluirás su nombre completo, ¡redactar puede ser una pesadilla! No obstante, la función de concatenar te hará la vida más fácil.

La fórmula es: =CONCATENAR (ELEMENTO, ELEMENTO).

4. IZQUIERDA, MED y DERECHA

Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una celda que deseas separar en distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte del código en su respectiva columna, puedes aprovechar una serie de funciones en cadena para descomponer la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED o DERECHA.

IZQUIERDA:

Objetivo: se utiliza para extraer los primeros números o caracteres en una celda. La fórmula es: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres)

Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.

Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer, comenzando desde el primer carácter a la izquierda.

En el siguiente ejemplo, escribí =IZQUIERDA(A2,5) en la celda B2 y lo copié en B3:B6. Esto me ayudó a extraer los primeros 5 caracteres del código. Cómo separar caracteres de un texto en Excel: fórmula IZQUIERDA

MED:

Objetivo: se utiliza para extraer caracteres o números del medio en función de la posición.

La fórmula es: =MED(texto, posición_inicial, cantidad_de_caracteres)

Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.

Posición_inicial: la posición en la cadena desde donde deseas comenzar a extraer caracteres (la primera posición en la cadena es «1»).

Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer. En este ejemplo, añadí =MED(A2,5,2) en la celda C2, y lo copié en C3:C6. Así extraje los dos números a partir de la quinta posición del código.

DERECHA:

Objetivo: se utiliza para extraer los últimos números o caracteres en una celda. La fórmula es: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)

En este ejemplo, puse =DERECHA(A2,2) en la celda D2, y lo copié en D3:D6. Así obtuve los últimos dos números del código.

5.) BUSCARV

Esta función es un clásico increíblemente útil de Excel, y es un poco más detallada que las demás fórmulas que has visto. Resulta práctica, en especial cuando tienes dos conjuntos de datos en dos hojas de cálculo diferentes y deseas combinarlos en una única hoja de cálculo. La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la hoja y sus columnas donde realizar la búsqueda, el número de columna de los valores a extraer y el parámetro de coincidencia).

6. SI

En ocasiones, queremos saber cuántas veces aparece un valor en nuestras hojas de cálculo. Pero otras veces, también queremos encontrar las celdas que contienen esos valores y agregar datos específicos junto a ellas.

La fórmula es: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

7. ALEATORIO

En marketing, puedes usar esta característica para asignar un número aleatorio a una lista de contactos. Por ejemplo, si quieres experimentar con una nueva campaña de correo electrónico y tienes que usar criterios a ciegas para seleccionar quién la recibirá. Al asignar números a dichos contactos, podrías aplicar la regla: «cualquier contacto con el número 6 o un número superior se agregará a la nueva campaña».

La fórmula es: ALEATORIO()

Por tanto, la fórmula que añadí es: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)

8. REDONDEAR

Cuando tienes cifras con varios decimales, puedes redondearlos con la fórmula =REDONDEAR(celda, número_de_decimales):

9. PROMEDIO

Calcular el promedio es muy sencillo, pues basta con que selecciones manualmente los valores que quieres promediar o introduzcas en una celda esta fórmula: =PROMEDIO(A1:A10). Cambia los valores por las celdas que quieras promediar, tal como en este ejemplo donde necesité la media aritmética de las celdas B2 a B11:

10. MODA.UNO

En las versiones anteriores anteriores de Excel, la fórmula de la cantidad que se repite más veces en un conjunto era MODA(A1:A20). Sin embargo, esa opción se modifico en las versiones actuales con la fórmula =MODA.UNO(A2:A13). Sustituí los valores por B2:B16, ya que es donde podía obtener la moda en las interacciones. Cómo sacar la moda en Excel: fórmula MODA.UNO

11. Cómo calcular el IVA en Excel

Si quieres sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar dos fórmulas: la multiplicación y la suma, que tienen por fórmula =A1*B1 y =A1+B1, respectivamente. Como puedes ver en este ejemplo, introduje =A2*B2 para multiplicar el precio neto de un producto por un IVA al 19 %, y copié la fórmula en todas las celdas correspondientes:

12. Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo

Quizás estás algo corto de tiempo. ¿Quién no lo está, verdad? Para evitar tantos embrollos, selecciona la hoja de cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes que hacer es tocar la pestaña de la esquina superior izquierda de la hoja (señalada en el recuadro rojo).

Cómo seleccionar una hoja completa en Excel

¿Solo quieres seleccionar lo que aparece en una columna o fila en particular? Es fácil con estos atajos:

Mac

Cómo seleccionar filas y columnas rápidamente en Excel

13. Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente

¿Necesitas abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los siguientes atajos en el teclado te permitirán realizar cualquiera de esas acciones en menos de un minuto. Atajo para abrir un nuevo documento en Excel

Para Mac:

Para PC:

14. Aplicar el formato de moneda a números

¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate de cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un evento, la solución es simple. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver a formatear y toca control + shift + $.

15. Insertar la fecha y hora actuales en una celda

Ya sea que estés registrando publicaciones en redes sociales o llevando un control de las tareas que estás tachando de tu lista de tareas, es posible que quieras agregar una marca de fecha y hora a tu hoja de cálculo. Comienza seleccionando la celda a la que deseas agregar esta información.

A continuación, según lo que quieras insertar, realiza una de las siguientes acciones:

16. Cómo combinar celdas en Excel

Combina dos o más celdas de Excel fácilmente en el menú «Inicio», con la función «Combinar y centrar»:

Cómo combinar celdas en Excel. Así, debes seleccionar las celdas y el resultado será como el siguiente:

17. Cómo fijar una celda en Excel

Para fijar una o más celdas en Excel, acude a la sección «Vista» y después selecciona el menú «Inmovilizar». Así, podrás fijar paneles desde la selección de celdas que prefieras, o inmovilizar la primera columna o la fila superior.

18. Rellenar columnas o filas con datos de manera automática

Haz clic y mantén presionado el botón de la esquina inferior derecha de una celda, y luego arrástrala a las celdas adyacentes, hacia abajo o hacia los costados. Cuando sueltes el botón, Excel rellenará las celdas adyacentes con los datos de la celda que seleccionaste.

19. Personalizar el color de las pestañas

Tan solo haz clic en una pestaña con el botón derecho del ratón y selecciona «color de pestaña». Aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de elegir un color a partir de un tema existente, o personalizar uno en función de lo que necesites.

20. Agregar un comentario a una celda

Si quieres hacer una observación o agregar un comentario a una celda específica dentro de una hoja de cálculo, simplemente haz clic con el botón derecho en la celda donde deseas poner el comentario, y luego clic en «Insertar comentario». Escribe el comentario en el cuadro de texto y haz clic fuera del cuadro para guardarlo.

21. Copiar y duplicar formato

Por ese motivo, es probable que no desees repetir el proceso la próxima vez. Y no tendrás que hacerlo. Gracias a la función «copiar formato» de Excel, puedes copiar fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo a otra.

Cómo copiar el formato de celdas en Excel

Para copiar ese diseño, selecciona lo que quieres repetir y luego selecciona la opción «copiar formato» (el símbolo de la brocha) del panel.

Cómo utilizar el botón de «copiar formato» en Excel

El puntero lucirá como una brocha, y deberás seleccionar la celda, el texto o toda la hoja de cálculo a la que deseas aplicar ese formato, tal como se indica a continuación:

22. Identificar valores duplicados

Independientemente de la situación, es fácil detectar los valores duplicados en la hoja de cálculo en unos pocos pasos. Para ello, selecciona los valores a examinar, haz clic en la opción «formato condicional» y selecciona «resaltar reglas de celdas» > «valores duplicados».

HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN DIGITAL APLICADAS A LA ADMINISTRACIÓN

martes, 15 de septiembre de 2020

FORMULAS DE EXCEL

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HIPERVINCULOS

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