Fórmulas de Excel
1.
SUMAR.SI
Imaginemos
que quieres determinar las ganancias que generó una lista de leads asociada a
códigos de área diversos, o calcular la suma de los salarios de ciertos
empleados, pero solo si superan un monto determinado. Hacer esto a mano podría
llevarte muchísimo tiempo. Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser tan
complicado. Puedes sumar celdas que cumplan un criterio específico, como en el
ejemplo anterior de los salarios.
La
fórmula es: SUMAR.SI (rango, criterio, [rango_suma])
Cómo
usar la fórmula SUMAR.SI en Excel
En cambio,
si tengo una lista de clientes y sus códigos de área, pero quiero sumar la
inversión únicamente de los que pertenecen al área «1», la fórmula es:
=SUMAR.SI(B2:B11,"1",C2:C11)
2.
ESPACIOS
El correo
electrónico y los archivos compartidos son herramientas maravillosas... o eso
parece hasta que un colega te envía una hoja de cálculo con un espaciado un
tanto creativo. Estos pícaros espacios pueden dificultar la tarea de buscar
información, pero también pueden afectar los resultados cuando tratas de sumar
columnas de números.
La fórmula
es: =SUPRESP("Texto"). Algunas versiones de Excel requieren la
fórmula =ESPACIOS("Texto") o =RECORTAR("Texto").
3.
CONCATENAR
Si quieres
enviar correos electrónicos a tus contactos, donde incluirás su nombre
completo, ¡redactar puede ser una pesadilla! No obstante, la función de
concatenar te hará la vida más fácil.
La fórmula
es: =CONCATENAR (ELEMENTO, ELEMENTO).
4.
IZQUIERDA, MED y DERECHA
Supongamos
que tienes una línea de texto dentro de una celda que deseas separar en
distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte del código
en su respectiva columna, puedes aprovechar una serie de funciones en cadena
para descomponer la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED o DERECHA.
IZQUIERDA:
Objetivo: se
utiliza para extraer los primeros números o caracteres en una celda. La fórmula
es: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres)
Texto: la
cadena de la que deseas extraer caracteres.
Cantidad_de_caracteres:
la cantidad de caracteres que deseas extraer, comenzando desde el primer
carácter a la izquierda.
En el
siguiente ejemplo, escribí =IZQUIERDA(A2,5) en la celda B2 y lo copié en B3:B6.
Esto me ayudó a extraer los primeros 5 caracteres del código. Cómo separar
caracteres de un texto en Excel: fórmula IZQUIERDA
MED:
Objetivo: se
utiliza para extraer caracteres o números del medio en función de la posición.
La fórmula
es: =MED(texto, posición_inicial, cantidad_de_caracteres)
Texto: la
cadena de la que deseas extraer caracteres.
Posición_inicial:
la posición en la cadena desde donde deseas comenzar a extraer caracteres (la
primera posición en la cadena es «1»).
Cantidad_de_caracteres:
la cantidad de caracteres que deseas extraer. En este ejemplo, añadí
=MED(A2,5,2) en la celda C2, y lo copié en C3:C6. Así extraje los dos números a
partir de la quinta posición del código.
DERECHA:
Objetivo: se
utiliza para extraer los últimos números o caracteres en una celda. La fórmula
es: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)
En este
ejemplo, puse =DERECHA(A2,2) en la celda D2, y lo copié en D3:D6. Así obtuve
los últimos dos números del código.
5.)
BUSCARV
Esta función
es un clásico increíblemente útil de Excel, y es un poco más detallada que las
demás fórmulas que has visto. Resulta práctica, en especial cuando tienes dos
conjuntos de datos en dos hojas de cálculo diferentes y deseas combinarlos en
una única hoja de cálculo. La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la
hoja y sus columnas donde realizar la búsqueda, el número de columna de los
valores a extraer y el parámetro de coincidencia).
6.
SI
En
ocasiones, queremos saber cuántas veces aparece un valor en nuestras hojas de
cálculo. Pero otras veces, también queremos encontrar las celdas que contienen
esos valores y agregar datos específicos junto a ellas.
La fórmula
es: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
7.
ALEATORIO
En
marketing, puedes usar esta característica para asignar un número aleatorio a
una lista de contactos. Por ejemplo, si quieres experimentar con una nueva
campaña de correo electrónico y tienes que usar criterios a ciegas para seleccionar
quién la recibirá. Al asignar números a dichos contactos, podrías aplicar la
regla: «cualquier contacto con el número 6 o un número superior se agregará a
la nueva campaña».
La fórmula
es: ALEATORIO()
Por tanto,
la fórmula que añadí es: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
8.
REDONDEAR
Cuando
tienes cifras con varios decimales, puedes redondearlos con la fórmula
=REDONDEAR(celda, número_de_decimales):
9.
PROMEDIO
Calcular el
promedio es muy sencillo, pues basta con que selecciones manualmente los
valores que quieres promediar o introduzcas en una celda esta fórmula:
=PROMEDIO(A1:A10). Cambia los valores por las celdas que quieras promediar, tal
como en este ejemplo donde necesité la media aritmética de las celdas B2 a B11:
10.
MODA.UNO
En las
versiones anteriores anteriores de Excel, la fórmula de la cantidad que se
repite más veces en un conjunto era MODA(A1:A20). Sin embargo, esa opción se
modifico en las versiones actuales con la fórmula =MODA.UNO(A2:A13). Sustituí
los valores por B2:B16, ya que es donde podía obtener la moda en las
interacciones. Cómo sacar la moda en Excel: fórmula MODA.UNO
11.
Cómo calcular el IVA en Excel
Si quieres
sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar dos fórmulas: la multiplicación
y la suma, que tienen por fórmula =A1*B1 y =A1+B1, respectivamente. Como puedes
ver en este ejemplo, introduje =A2*B2 para multiplicar el precio neto de un
producto por un IVA al 19 %, y copié la fórmula en todas las celdas
correspondientes:
12.
Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo
Quizás estás
algo corto de tiempo. ¿Quién no lo está, verdad? Para evitar tantos embrollos,
selecciona la hoja de cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes que
hacer es tocar la pestaña de la esquina superior izquierda de la hoja (señalada
en el recuadro rojo).
Cómo
seleccionar una hoja completa en Excel
¿Solo
quieres seleccionar lo que aparece en una columna o fila en particular? Es
fácil con estos atajos:
Mac
Cómo
seleccionar filas y columnas rápidamente en Excel
©
Seleccionar
Columna = comando + shift + abajo/arriba
©
Seleccionar
Fila = comando + shift + derecha/izquierda
©
PC
©
Seleccionar
Columna = control + shift + abajo/arriba
©
Seleccionar
Fila = control + shift + derecha/izquierda
©
Este atajo
es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos, pero solo
necesitas seleccionar una sección específica.
13.
Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente
¿Necesitas
abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los siguientes atajos en el teclado
te permitirán realizar cualquiera de esas acciones en menos de un minuto. Atajo
para abrir un nuevo documento en Excel
Para Mac:
©
Abrir =
comando + O
©
Cerrar =
comando + W
©
Crear nuevo
= comando + N
Para PC:
©
Abrir =
control + A
©
Cerrar =
control + F4
©
Crear nuevo
= control + U
14.
Aplicar el formato de moneda a números
¿Quieres
asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate de
cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un
evento, la solución es simple. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver
a formatear y toca control + shift + $.
15.
Insertar la fecha y hora actuales en una celda
Ya sea que
estés registrando publicaciones en redes sociales o llevando un control de las
tareas que estás tachando de tu lista de tareas, es posible que quieras agregar
una marca de fecha y hora a tu hoja de cálculo. Comienza seleccionando la celda
a la que deseas agregar esta información.
A
continuación, según lo que quieras insertar, realiza una de las siguientes
acciones:
©
Insertar
fecha actual = control + ; (punto y coma)
©
Insertar
hora actual = control + shift + ; (punto y coma)
©
Insertar
fecha y hora actuales = control + ; (punto y coma), BARRA ESPACIADORA y luego
control + shift + . (punto).
16.
Cómo combinar celdas en Excel
Combina dos
o más celdas de Excel fácilmente en el menú «Inicio», con la función «Combinar
y centrar»:
Cómo
combinar celdas en Excel. Así, debes seleccionar las celdas y el resultado será
como el siguiente:
17.
Cómo fijar una celda en Excel
Para fijar
una o más celdas en Excel, acude a la sección «Vista» y después selecciona el
menú «Inmovilizar». Así, podrás fijar paneles desde la selección de celdas que
prefieras, o inmovilizar la primera columna o la fila superior.
18.
Rellenar columnas o filas con datos de manera automática
Haz clic y mantén presionado el botón de la
esquina inferior derecha de una celda, y luego arrástrala a las celdas
adyacentes, hacia abajo o hacia los costados. Cuando sueltes el botón, Excel
rellenará las celdas adyacentes con los datos de la celda que seleccionaste.
19.
Personalizar el color de las pestañas
Tan solo haz
clic en una pestaña con el botón derecho del ratón y selecciona «color de
pestaña». Aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de elegir un
color a partir de un tema existente, o personalizar uno en función de lo que
necesites.
20.
Agregar un comentario a una celda
Si quieres
hacer una observación o agregar un comentario a una celda específica dentro de una
hoja de cálculo, simplemente haz clic con el botón derecho en la celda donde
deseas poner el comentario, y luego clic en «Insertar comentario». Escribe el
comentario en el cuadro de texto y haz clic fuera del cuadro para guardarlo.
21.
Copiar y duplicar formato
Por ese
motivo, es probable que no desees repetir el proceso la próxima vez. Y no
tendrás que hacerlo. Gracias a la función «copiar formato» de Excel, puedes
copiar fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo a otra.
Cómo copiar
el formato de celdas en Excel
Para copiar
ese diseño, selecciona lo que quieres repetir y luego selecciona la opción
«copiar formato» (el símbolo de la brocha) del panel.
Cómo utilizar el botón de «copiar formato» en
Excel
El puntero
lucirá como una brocha, y deberás seleccionar la celda, el texto o toda la hoja
de cálculo a la que deseas aplicar ese formato, tal como se indica a
continuación:
22. Identificar valores duplicados
Independientemente
de la situación, es fácil detectar los valores duplicados en la hoja de cálculo
en unos pocos pasos. Para ello, selecciona los valores a examinar, haz clic en
la opción «formato condicional» y selecciona «resaltar reglas de celdas» >
«valores duplicados».
